Escritórios contábeis geralmente enfrentam várias dificuldades, desde encontrar novos clientes, a enfrentar competições com outros escritórios. Entretanto, ideias simples podem aumentar a eficiência do seu escritório contábil ou daqueles que ainda estão se estabelecendo no mercado.
Antes de mais nada é necessário investimento em gestão e em estratégias que produzam efeitos reais, que possam ser enxergadas não apenas pelos clientes, mas por todos ao seu redor.
Os contadores devem possuir, além de conhecimento técnico, um espirito empreendedor. Devem ter uma mente insaciável, que não enxerga problemas e que está sempre buscando melhores soluções, novas oportunidades e, principalmente, inovação.
Sendo assim, apresento agora quatro ideias simples que podem realmente agregar valor e aumentar a eficiência do seu escritório contábil.
Comece pela qualidade visual
É uma estratégia de gestão que pode ser levada para dentro de escritórios contábeis, pois, até a organização das mesas e cadeiras pelas salas pode oferecer uma redução de tempo e custo, sem falar do impacto positivo causado pela apresentação visual que pode, inclusive, ajudar a diminuir o estresse.
Fique de olho também na ergonomia, que leva em consideração a tecnologia, aliada a métodos do desenho industrial para otimizar as condições de trabalho humano.
Investir em capital intelectual
Contrate pessoas comprometidas, que entendam e aceitem a missão da empresa, além de ter qualidade técnica. Pessoas experientes geralmente carregam a cultura organizacional da empresa anterior, além do conhecimento, mas bastam algumas reuniões, treinamentos e uma boa liderança para adequar o colaborador mais experiente ao modo de empreender do seu escritório.
Organização
Organização é fundamental. Uma bancada repleta de papeis, pastas e documentos assusta qualquer integrante de seu escritório. Além disso, pilhas de documentos atrapalham execução normal do trabalho.
Uma dica é usar “sistema de armazenamento em nuvem”. Nesse sistema, os documentos ficam guardados em armazenamentos digitais, podendo ser acessados a qualquer momento, tanto por clientes quanto por contadores. Isso diminui a quantidade de papel no escritório, evita atrasos e ainda ajuda a preservar o meio ambiente.
Tecnologia
Se você utilizar, e recomendo que use, no site da empresa esclareça as dúvidas mais recorrentes de seus clientes, as interrupções de trabalhos serão reduzidas.
Outra ideia que funciona bem é disponibilizar vídeos tutoriais curtos, que podem ser apresentados por você ou algum de seus colaboradores. Assim, seus clientes poderão ter acesso a explicações simples e objetivas sobre os temas mais procurados.
