Hoje em dia não dá para perder muito tempo, então escolher mal um software de gestão pode ser problema. Por isso, antes de se decidir por um, leve em consideração alguns fatores. Basicamente, o melhor software para a sua empresa ou escritório contábil será sempre aquele que atende todas as suas necessidades e das pessoas que irão utilizá-lo. Estão aqui as perguntas essenciais que você deve fazer antes de implementar um software de gestão empresarial ou contábil.
- Quais são seus problemas de gestão?
Essa é a pergunta-chave quando você implementa um software de gestão. Como o intuito é melhorar as entregas da sua equipe, não adianta nada se o produto não supre todas as suas necessidades. O primeiro passo é reconhecer os problemas que você deseja eliminar. Afinal, a chance de escolher o software adequado é muito maior quando você identificou quais são as suas dificuldades. Em diversos níveis de gestão os problemas mais frequentes são:
Baixa rentabilidade dos projetos;
Falta de foco e prioridade do trabalho da equipe;
Grande volume de tarefas deixadas para a última hora;
Rejeição da equipe para aceitar novos processos;
Dificuldade de reter talentos.
- Quais são os objetivos ao utilizar o produto?
Depois de apontar as dificuldades, ficará mais fácil estabelecer quais são os objetivos que a sua empresa espera alcançar com o software, por exemplo: controlar o fluxo de trabalho, saber quanto custa cada colaborador em um projeto, formar a equipe mais eficiente possível, tornar a gestão mais simples, compilar dados confiáveis ou eliminar ruídos e desperdícios.
- Você pode criar níveis de usuários?
Isso é fundamental se você planeja usar o seu sistema de gerenciamento de projetos com fornecedores externos, clientes ou pessoas de departamentos diferentes, ou até outros contadores. Neste caso, você exigirá permissões em multinível, o que significa que você poderá atribuir a diferentes membros da equipe diferentes papéis, tais como: administrador, gestor, líder de equipe, usuário colaborador, contador ou assistente.
- Permite identificar como os recursos são gastos?
Um dos principais fatores que levam uma empresa ou um escritório de contabilidade a buscar um software de gestão é a falta de organização e clareza de como os recursos estão sendo gastos em um projeto, ou o número excessivo de planilhas e documentos, já que no final é necessário prestar contas ao cliente e à diretoria. Uma boa ferramenta deve oferecer funcionalidades que permitem entender e controlar esses gastos e recursos.
- Oferece um bom atendimento/suporte?
Alguns sistemas prestam um atendimento ao cliente mais rápido que outros. Você precisa de um suporte ágil? Então, aproveite e teste o suporte que você irá contratar. Peça ajuda e veja quanto tempo levará para receber um retorno – e se este retorno foi satisfatório.
- Você tem direito a um período de teste?
Por último, mesmo que o software que você optou atenda a todos os seus pré-requisitos, é fundamental que você teste por um período mínimo sem compromisso antes de contratá-lo.
Como você já conhece todas as dicas para contratar um sistema de gestão, conheça a e-Contab que oferece as melhores soluções para a gestão de tarefas, projetos e pessoas.
