Muitas empresas enfrentam grandes problemas com a gestão financeira. Parte vital dentro de qualquer negócio, ainda mais quando o sistema fiscal brasileiro, exige diversas informações mensalmente e o erro ou emissão pode gerar multas.
Separamos neste post algumas dicas para organizar as finanças da sua empresa e recursos alternativos para ajudá-lo a encontrar as melhores ferramentas para organizar as finanças do seu negócio. Confira!
Fundos Pessoas X Empresariais?
Separar seus fundos pode oferecer proteções e facilitará a venda do seu negócio se você decidir vender (determinando avaliação, razões fiscais, etc).
Também torna mais fácil lidar com seus impostos anualmente. Você não é obrigado a separar suas finanças pessoais e comerciais, mas geralmente é uma boa ideia se você pretende trazer uma renda melhor e mais organizada.
Dependendo do tamanho e da natureza do seu negócio, talvez você não precise separar seus fundos pessoais e empresariais. Por exemplo, se você tem o que poderia ser considerado renda de passatempo (artes e ofícios, design web a tempo parcial e empreendimentos similares).
Independentemente de você decidir separar seus fundos ou não, você precisa manter registros financeiros precisos por motivos fiscais, rastreamento de receitas e despesas e outros motivos comerciais.
Preciso de um cartão comercial?
As vantagens de usar um cartão de crédito comercial incluem recompensas em dinheiro, melhores proteções, menor responsabilidade e a capacidade de flutuar despesas, se necessário.
Preciso de um software financeiro?
Com a variedade de opções de software de gestão de alta qualidade, deixar de fazer os processos manuais e trabalhar com um sistema que opera toda a rotina financeira da sua empresa, gerando informações precisas e seguras, é uma ótima oportunidade de crescer no mercado e aumentar a competitividade.
O software é muitas vezes mais rápido, mais fácil e mais preciso do que a caneta e o papel. Você pode usar uma planilha simples, como o Microsoft Excel ou ir com um programa de contabilidade comercial especializado em resultados.
Preciso contratar um contador?
Se você tem noção sobre a área fiscal e contábil e consegue gerir todas as informações sem problemas, você não precisa. MAS com a ajuda desse profissional, fica mais fácil organizar melhor sua empresa. Cada profissional deve ficar responsável pela área que domina e gerencia.
Os contadores podem poupar muito dinheiro e tempo, porque ajudam a fazer suas contas financeiras, examinam suas despesas, monitoram suas receitas e asseguram que seus impostos sejam calculados e preparados.
Os contabilistas também garantem com que todas as suas transações estejam atualizadas e ajudam a analisar as operações comerciais, além de lhe dar conselhos sobre estratégias financeiras para minimizar custos e estimar receitas.
Se você acha que pode fazer sua própria contabilidade ou deseja economizar-se das despesas, ainda é melhor obter conselhos ou consultar um profissional primeiro. Um contador quase certamente irá mantê-lo no verde e ajudá-lo a fazer deduções significativas para o seu negócio.
Como monitorar minhas despesas de trabalho?
Quando você está fazendo a matemática para verificar se as finanças estão entrando e saindo, você descobrirá que as despesas trabalhistas são muitas vezes os custos mais significativos. Se você tem um pequeno número de funcionários ou uma equipe relativamente grande, a quantidade de dinheiro que está sendo paga para eles pode ser bastante grande quando adicionada.
Se você não monitorar essas despesas corretamente, você pode acabar pagando demais ou muito pouco. A partir de salários, benefícios, bônus e quaisquer outras despesas relacionadas ao trabalho, tente cobrir cada área e encontrar soluções para quaisquer problemas pendentes.
Por exemplo, se você acha que está pagando muitos bônus injustificados a um determinado empregado, é hora de fazer alterações na maneira como você opera. Organize uma reunião com esse funcionário e estenda o período em que um bônus será dado ou estabeleça novas metas para que sua empresa possa obter resultados antes que ele ou ela seja recompensada.
Mesmo se você é o único empregado de uma empresa, você precisa rastrear todos os detalhes associados às despesas trabalhistas, de modo que você não exceda o orçamento da empresa. Isso significa que você pode investir qualquer dinheiro salvo no negócio ou em obter outros funcionários.
Como organizar meus documentos financeiros?
Pode parecer bastante óbvio fazer isso, mas muitos proprietários de pequenas empresas muitas vezes perdem contas a receber porque não estão focados e inundados com transações.
A falta de organização significa que você pode acabar perdendo um projeto ou cliente. Na verdade, sua agenda pode ficar tão ocupada, que você esquece alguns pagamentos.
Você também deve acompanhar e manter as faturas de todos os impostos, contratos de arrendamento, ordens de compra, quaisquer contratos com fornecedores ou fabricantes e quaisquer outros contratos de serviços faturáveis que estejam ao longo do caminho.
Crie um sistema de arquivamento adequado para o qual você deve se referir semanalmente, mensalmente ou anualmente. Use lembretes digitais no calendário do seu dispositivo para que você não se esqueça de revisar periodicamente seus documentos financeiros.
Não esqueça, pagar suas finanças (e receber dinheiro) é sensível ao tempo, então, quanto mais diligente você for, melhor será sua chance de atender aos seus prazos financeiros.
Além disso, você pode usar uma série de software de contabilidade se desejar fazer sua própria contabilidade.
O que eu devo fazer para organizar minha gestão financeira?
A chave para ter seu dinheiro em ordem se resume a organização e atenção plena.
Você pode contratar um contador que pode fazer os processos financeiros para sua empresa, mas você ainda precisa gerenciar suas contas corretamente durante todo o ano. Uma vez que você faz isso, você pode acabar economizando muito dinheiro quando chegar o final do ano fiscal.
Um sistema Financeiro pode te ajudar a economizar e planejar os próximos passos da sua empresa. O software financeiro da e-Contab você controla contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, envio e recebimento de arquivos no padrão CNAB para as principais instituições financeiras, controle por centros de custos, emissão de cheques e duplicatas, além de diversos relatórios gerenciais.
Com o sistema Financeiro você emite documentos como controle de pagamentos, nota de débito, recibo de débito, boleto bancário, etiquetas, duplicatas e cheques. Além de imprimir relatórios contendo as previsões de pagamentos (ordens de compra) e recebimentos (pedidos de venda).
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