[Passo a Passo] Como declarar a RAIS 2017?

A RAIS precisa ser declarada anualmente e tem prazo para ser entregue. Este ano, a data final é 17 de março. Organize-se para não ter problemas depois. Você tem 7 dias úteis até a data da entrega, lembrando que a RAIS RETIFICADORA, sem multa, é até dia 17 de março também.

Separamos 8 coisas [passo a passo] que você precisa saber sobre a RAIS 2017, confira abaixo:

1. O que é a RAIS?

A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é um instrumento utilizado pela administração pública para recolher dados sobre o mercado de trabalho brasileiro e, assim, fornecer informações relevantes para a elaboração de estatísticas do trabalho.

Os dados coletados por esse instrumento são indispensáveis para nortear a legislação trabalhista, o controle dos registros do FGTS, os sistemas de arrecadação e de concessão e benefícios previdenciários, além de estudos técnicos de natureza estatística e atuarial e de identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP.

2. Quem é obrigado a entregar a declaração da RAIS 2016?

Está obrigado a declarar a RAIS 2016 pessoas com CNPJ ativo na Receita Federal entre 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2016, com ou sem empregados. Mesmo que o CNPJ tenha ficado ativo por apenas um dia durante o ano, é preciso declarar. Caso a pessoa não contratou ninguém nesse período, ainda sim é fazer a declaração da RAIS Negativa.

A única exceção é apenas para microempreendedores individuais (MEI). Que só precisa declarar se tiver empregado, do contrário, ele pode até fazer a RAIS Negativa, mas não sofrerá nenhuma punição caso não a faça.

Confira a relação de obrigatoriedade abaixo:

• Inscritos no CNPJ com ou sem empregados – o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;
• Todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
• Todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
• Empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
• Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
• Empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
• Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
• Condomínios e sociedades civis;
• Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
• Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.

3. Como declarar?

Para fazer a declaração utilize o programa GDRAIS disponibilizado pelo MT e faça o download. A transmissão da declaração da RAIS deve ser efetuada, por meio da Internet, a partir do aplicativo baixado, nas funções “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração”. A transmissão poderá ser feita a partir de arquivo gravado no seu disco rígido.

Os estabelecimentos que possuem sistemas próprio de folha de pagamento, deve gerar o arquivo do software de gestão e executar a opção “Analisador” do GDRAIS2016, para conferir a validade do arquivo a ser entregue.

4. Como proceder caso uma empresa encerre suas atividades?

O estabelecimento que encerrou as atividades em 2016 e não entregou a declaração da RAIS deverá marcar a opção encerramento das atividades, disponível no programa GDRAIS 2016, e informar a data do encerramento de suas atividades, bem como a data de desligamento dos empregados.

Caso o encerramento das atividades foi no decorrer de 2017 o estabelecimento pode antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRAIS 2016 e informar no campo data de encerramento, o dia, mês e ano de quando está sendo declarada a RAIS (no formato DD/MM/AAAA), bem como a data de desligamento dos empregados. A RAIS do ano-base 2016 também deverá ser declarada, caso ainda não tenha sido entregue.

Observação: no caso de entrega antecipada da declaração da RAIS de 2017, é necessário entregar também a declaração da RAIS do ano-base 2016.

5. Preciso de certificação digital?

Os estabelecimentos que possuem a partir de 11 vínculos empregatícios devem utilizar a certificação digital para transmitir a RAIS. Além da declaração do estabelecimento, o arquivo que tiver 11 vínculos ou mais, também deverá ser transmitido por meio de certificação digital.

Para a entrega das declarações da RAIS deverá ser utilizado certificado digital válido, que tenha sido emitido por autoridade certificadora de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), que não tenha sido revogado.

As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.

Para os demais estabelecimentos que não se enquadram nessa obrigatoriedade, a utilização da certificação digital continuará facultativa, com a opção de transmitirem sua declaração por meio dessa chave privada, caso possuam.

6. Como comprovar o envio da RAIS?

O recibo estará disponível para impressão 5 dias úteis após a entrega da declaração, e deverá ser impresso utilizando a opção de menu Impressão de Recibo de entrega, no site da RAIS.

Observação: Preserve o protocolo de transmissão de arquivo, fornecido no ato da transmissão do mesmo, onde consta o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA), que juntamente com a inscrição CNPJ/CEI, será obrigatório para emissão do recibo de Entrega da RAIS pela Internet.

7. Qual é o prazo para envio?

O prazo para transmissão da RAIS em 2017, referente ao ano-base 2016, teve início no dia 17 de janeiro de 2017 e termina no dia 17 de março de 2017. Lembrando que após o dia 17 de março a entrega da declaração continua sendo obrigatório, porém está sujeita à multa.

Havendo necessidade de retificar as informações prestadas, o término do prazo para a entrega da RAIS RETIFICADORA, sem multa, é 17 de março de 2017.

8. Há aplicação de multa?

O atraso na entrega da declaração, omissão ou declaração falsa ou inexata, sujeita o estabelecimento à multa, conforme determina a Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº 688, de 24 de abril de 2009. Veja aqui.

Lembrando que o pagamento da multa não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho.