Hoje em dia, a maioria dos municípios emite e exige uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
A Nota Fiscal Eletrônica é transmitida pela internet e serve para facilitar o tramite de papel do documento entre o emissor da nota, o comprador e os órgãos públicos.
O que é uma Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal é um recibo obrigatório após qualquer transação de venda de produtos ou serviços. Ela documenta a transação e serve para o recolhimento de impostos. A não utilização da nota é considerada sonegação fiscal. Consumidores devem exigir sua nota fiscal em todas as transações comerciais.
É emitida eletronicamente e armazenada; e sua validade é garantida por uma assinatura digital. A NF-e é parte do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) adotado pelo governo através de um decreto firmado em janeiro de 2007.
Quais os benefícios da Nota Fiscal Eletrônica?
Alguns dos benefícios da NF-e, além do aumento da velocidade de transmissão da informação, incluem a simplificação do processo e a preservação do meio ambiente já que a impressão física do documento não é necessária. Confira outros benefícios:
- Redução de custos do papel e do transporte da documentação fiscal;
- Redução de erros no processo;
- Incentivo à modernização e adoção de novas tecnologias;
- Maior credibilidade e transparência no processo fiscal;
- Melhorias no controle fiscal e menos sonegação.
Por conta da complexidade e exaustivas informações sobre a Nota Fiscal Eletrônica, o Blog Tributário listou as 10 questões que normalmente as pessoas não conhecem ou acabam esquecendo sobre a NF-e. Confira abaixo:
Como surgiu a Nota Fiscal Eletrônica?
As primeiras Notas Fiscais Eletrônicas foram emitidas em setembro de 2006, deixando de ser um projeto-piloto, e se tornaram obrigatórias a partir de abril de 2007 em alguns setores.
Para todos os demais contribuintes do ICMS, a obrigatoriedade teve início em dezembro de 2010. Ela integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal.
Qual o objetivo da Nota Fiscal Eletrônica?
O objetivo da Nf-e é utilizar um único modelo nacional de documento fiscal eletrônico em operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, substituindo as antigas feitas em papel nos modelos 1 e 1A.
E isso engloba o SPED, citado no tópico anterior. Ela não substitui outros modelos de documentos fiscais como, por exemplo, a Nota Fiscal ao Consumidor (modelo 2) ou Cupom Fiscal. Para esses casos foi criado o SAT.
Qual a função do papel da Nota Fiscal Eletrônica entregue pelos vendedores?
Aquilo que geralmente recebemos com as mercadorias, em papel, é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Nele é possível encontrar a chave de acesso (44 números) para se ter acesso às informações da NF-e.
É utilizado para acompanhar a mercadoria em trânsito, para efeito de fiscalização. Só é válida após o agente fiscalizador consultar a chave de acesso.
Já para as empresas, o que importa é um arquivo de extensão XML, geralmente enviada pelo fornecedor via e-mail. Mas, quem utiliza o Sped Controle não precisa ter esse tipo de preocupação.
O que significa XML?
O XML é o arquivo que guarda todas as informações referentes à Nota Fiscal Eletrônica. Ou seja, é a nota em si. Por ele, a Receita Federal tem acesso ao conteúdo e pode detectar qualquer irregularidade, intensificado a fiscalização.
Mesmo que não seja de seu conhecimento uma NF-e emitida contra seu CNPJ, é você quem paga a multa por não declarar. E é para isso que existem sistemas de automação e gerenciamento de XMLs e outros documentos fiscais.
Por quanto tempo devo guardar as notas fiscais?
É recomendável que se guarde por quatro anos mais o ano vigente, ou seja, cinco anos. Se você já for cliente Sped Controle, fique tranquilo, estará tudo armazenado seguramente ‘na nuvem’ (cloud computing) pelo período que valer o contrato.
Eu preciso emitir a Nota Fiscal Eletrônica?
De acordo com a legislação do Estado de São Paulo, há situações em que o contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e. Por exemplo: em uma venda fora do estabelecimento, desde que sejam expedidas as NF-es na remessa e no retorno.
Nestes casos, podem ser emitidas notas de papel modelo 1 ou 1A com o preenchimento, por parte do contribuinte, no Informações Complementares com a descrição “Dispensado de emissão de NF-e – PCAT 162/2008 – artigo 7º – Hipótese ‘__’” (descrever a hipótese).
Quais são prazos e as condições para cancelamento de notas fiscais eletrônicas?
Uma Nota Fiscal Eletrônica pode ser cancelada em até 24 horas após sua emissão. Entre esse período e 31 dias é possível por intermédio do software emissor, contudo gera multa da Receita Federal. Mas, para ser cancelada, o produto não pode ter circulado e ainda depende de análise e validação por parte da Receita Federal.
O que fazer se o produto já tiver circulado?
Neste caso, o ideal é que o destinatário emita uma nota de devolução ou o remetente emita uma nova de entrada. Em hipótese alguma é recomendável que Notas Fiscais Eletrônicas sejam alteradas ou canceladas.
Como lidar com erros na emissão?
Está prevista na legislação a possibilidade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica complementar nos seguintes casos:
I – no reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação;
II – na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal;
III – na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
IV – para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
V – na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final;
VI – em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco. Em alguns Estados há a Carta de Correção e é necessário consultar a Secretaria de Fazenda (SEFAZ) para verificar a disponibilidade e procedimentos.
Software de gerenciamento de Nota Fiscal Eletrônica?
Um sistema de gerenciamento da NF-e simplifica diversas tarefas, como recebimento de pedido, conferência de pagamentos, emissão de NF-e e acompanhamento de encomendas.
O Software de nota fiscal eletrônica é uma oportunidade para os empreendedores aderirem às facilidades que um sistema de gestão oferece como agilidade, segurança e economia. Vantagens de possuir um ERP integrado à gestão do negócio.
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