Administrar um escritório contábil apenas com base na experiência pode funcionar durante algum tempo, principalmente quando a operação ainda é pequena. Porém, conforme aumentam o número de clientes, as demandas e o tamanho da equipe, torna-se cada vez mais importante ter informações concretas para orientar as decisões.
É nesse cenário que os indicadores de desempenho, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), ganham espaço. Eles ajudam o gestor a compreender o que está funcionando, identificar gargalos e agir antes que pequenos problemas afetem a produtividade, a rentabilidade ou o relacionamento com os clientes.
Por que os indicadores são importantes para a gestão?
De acordo com o SEBRAE, os indicadores de desempenho permitem avaliar periodicamente atividades e processos considerados estratégicos para uma empresa. Mais do que simplesmente reunir números, o objetivo é transformar dados da operação em informações úteis para a tomada de decisão.
Em um escritório contábil, diversos problemas podem ser percebidos por meio desses dados. Atrasos frequentes nas entregas, aumento da inadimplência, excesso de trabalho da equipe, queda na rentabilidade ou perda recorrente de clientes são exemplos de situações que podem ser acompanhadas de maneira mais objetiva.
Quando esses fatores são mensurados regularmente, o gestor deixa de enxergar apenas os sintomas e passa a ter informações que ajudam a identificar suas possíveis causas.
Quais KPIs podem ser acompanhados pelo escritório contábil?
Não existe necessidade de monitorar uma grande quantidade de indicadores desde o início. O mais importante é escolher métricas relacionadas aos principais desafios da operação.
1. Percentual de obrigações entregues no prazo
Esse indicador mostra quanto das obrigações sob responsabilidade do escritório foi entregue dentro dos respectivos vencimentos.
Cálculo:
(Número de obrigações entregues no prazo ÷ Total de obrigações do período) × 100
O acompanhamento permite identificar setores, períodos ou processos que apresentam maior ocorrência de atrasos e precisam de atenção.
2. Produtividade da equipe
Outra informação importante é a relação entre a quantidade de clientes atendidos e o número de profissionais responsáveis pela operação.
Cálculo:
Número de clientes ativos ÷ Número de colaboradores da equipe operacional
Esse dado pode auxiliar na avaliação da distribuição da carteira e na identificação de equipes ou profissionais com carga de trabalho elevada.
3. Inadimplência
A inadimplência indica qual parcela do faturamento previsto ainda não foi recebida dentro do prazo.
Cálculo:
(Valor dos pagamentos em atraso ÷ Faturamento total do período) × 100
A evolução desse percentual ao longo dos meses pode ajudar o escritório a avaliar suas práticas de cobrança e as condições comerciais oferecidas aos clientes.
4. Taxa de retrabalho
Correções, refações e ajustes consomem tempo da equipe sem necessariamente gerar uma nova receita para o escritório.
Cálculo:
Número de processos que precisaram ser corrigidos ÷ Total de processos realizados no período
Acompanhar essa informação permite localizar atividades com maior ocorrência de erros e buscar melhorias nos procedimentos internos.
5. Churn de clientes
O churn representa o percentual de clientes que deixaram o escritório durante determinado período.
Cálculo:
(Número de clientes perdidos no período ÷ Número de clientes existentes no início do período) × 100
Além de acompanhar o percentual, é importante registrar os motivos dos cancelamentos. Dessa forma, o escritório pode verificar se as perdas estão relacionadas a atendimento, preço, qualidade das entregas, comunicação ou outros fatores.
6. Ticket médio e rentabilidade dos clientes
O ticket médio demonstra quanto cada cliente representa, em média, no faturamento do escritório.
Cálculo:
Faturamento total ÷ Número de clientes ativos
Entretanto, analisar apenas o ticket médio pode não ser suficiente. Um cliente com honorário elevado também pode exigir muitas horas de trabalho. Por isso, vale relacionar a receita gerada ao esforço necessário para atendê-lo.
Essa comparação ajuda a identificar contratos rentáveis e situações em que o preço praticado já não corresponde ao custo real do serviço.
Como inserir os indicadores na rotina
O acompanhamento de KPIs não precisa começar com uma estrutura complexa. Uma alternativa é selecionar inicialmente dois ou três indicadores relacionados aos principais desafios atuais do escritório.
Se existem dificuldades com prazos, por exemplo, o percentual de entregas realizadas dentro do vencimento pode ser uma boa métrica inicial. Caso o problema esteja na carga de trabalho, indicadores de produtividade e retrabalho podem receber maior atenção. Para questões financeiras, inadimplência, ticket médio e rentabilidade tornam-se especialmente relevantes.
Também é importante estabelecer uma periodicidade. Uma reunião mensal dedicada à análise desses dados pode ser suficiente para criar uma rotina de acompanhamento e permitir comparações entre diferentes períodos.
Cuidados ao trabalhar com KPIs
Alguns comportamentos podem diminuir a utilidade dos indicadores, como:
- acompanhar métricas demais sem conseguir analisá-las;
- calcular um indicador apenas uma vez, sem observar sua evolução;
- avaliar números isoladamente, sem considerar outros fatores da operação;
- estabelecer métricas sem definir quais decisões poderão ser tomadas a partir delas;
- manter as informações restritas à gestão, sem envolver os profissionais responsáveis pelos processos.
O valor de um KPI não está apenas no número apresentado, mas principalmente na capacidade de utilizar essa informação para melhorar a operação.
Tecnologia e gestão orientada por dados
Quanto mais informações ficam distribuídas entre planilhas, controles individuais e diferentes setores, mais difícil se torna construir uma visão completa do escritório.
Soluções integradas de gestão podem contribuir para centralizar informações da operação e facilitar o acompanhamento de prazos, atividades, clientes e resultados.
Com os sistemas da e-Contab, diferentes rotinas do escritório contábil podem ser administradas de maneira integrada, reduzindo a necessidade de controles paralelos e proporcionando mais informações para apoiar a gestão.
Assim, acompanhar indicadores deixa de ser uma atividade isolada e passa a fazer parte de uma administração mais organizada e orientada por dados.
