Ser produtivo não significa estar sempre ocupado e fazer as coisas acontecerem. Da mesma forma, agir constantemente e não permitir pausas não é a melhor maneira de ser produtivo.
Infelizmente, esse equívoco geralmente tem o impacto oposto sobre os proprietários de pequenas empresas. Em vez de trabalhar de forma mais eficiente, as tarefas demoram mais para serem concluídas e, muitas vezes, precisam ser refeitas.
Para mostrar a você como o planejamento adequado pode aumentar sua produtividade e torná-lo mais eficiente no trabalho, destacaremos três áreas da sua empresa que um pouco de planejamento pode ajudar bastante a planejar seu dia e cumpri-lo.
Planejamento produtivo # 1: Projetos
Quanto mais tempo e esforço você dedica ao planejamento de seus projetos antes de começar a agir, mais rapidamente, efetivamente e com sucesso você executará seu projeto. Quando você tem um plano bem pensado (eu gosto de chamar isso de um plano de produtividade), você não precisa gastar tempo questionando cada decisão enquanto você toma uma ação. Em vez disso, você pode avançar com confiança, sabendo que você pensou em toda a grande figura antes mesmo de começar.
Deixe-me explicar por que isso funciona.
Todos sabemos que ser uma pessoa multitarefa pode nos causar a perda de até 40% na produtividade. O que você pode não saber é que, quando você está executando um projeto e está alternando entre fazer e planejar, você está sendo pouco produtivo. Isso significa que você levará mais tempo para concluir seu projeto, já que está tentando planejar e agir simultaneamente.
Se, em vez disso, você puder fazer todo o planejamento antecipadamente e toda a execução posteriormente, você fará mais rapidamente. Talvez 40% mais rápido!
Planejamento produtivo nº 2: Calendário
A segunda área geralmente negligenciada para o planejamento de produtividade é o seu calendário. Você pode ser muito mais produtivo em seus projetos do dia-a-dia quando você tem um plano estratégico anual em vigor no qual você pode conectar suas tarefas diárias.
Comece revisitando seu plano de negócios. Sério, quando foi a última vez que você olhou para ele? Talvez seja hora de acabar e pensar em seus objetivos. Estabeleça objetivos por um ano e estabeleça metas de três anos para o seu negócio. Agora você tem um contexto maior no qual seu calendário se encaixa. Dessa forma, você pode ver todos os dias em sua agenda se encaixando em suas metas de longo prazo.
Depois de definir suas metas anuais, divida o próximo ano em partes trimestrais e defina prioridades para cada trimestre. Estabeleça metas mensuráveis que servirão como marcos ao longo do caminho para seus objetivos anuais. Com a grande figura no lugar, você pode enfrentar sua lista de tarefas diárias com confiança.
Planejamento produtivo # 3: Fluxo de trabalho
Um ponto importante para ajudar os empresários é criar e desenvolver fluxos de trabalho. Isso inclui tudo, desde as etapas que você toma para escrever, criar, participar de reuniões e projetos até as especificidades de como você gerencia seus registros financeiros e como você processa novos clientes.
Possuir um fluxo de trabalho funcional garante que todas as etapas sejam realizadas exatamente da mesma forma todas as vezes. Isso é uma enorme economia de tempo! A outra opção, que vejo com demasiada frequência, é que os donos de empresas reinventam as etapas toda vez que fazem essa tarefa, este é um enorme desperdício de tempo!
Não importa se você está lidando com um novo cliente, gerenciando sua mídia social ou cuidando do atendimento ao cliente, ter fluxos de trabalho garante que tudo seja feito de forma consistente, confiável, eficaz e eficiente. Isso significa que você sabe com antecedência quais são os passos 1, 2, 3, … Você sabe quais etapas você faz, quais etapas seu assistente faz e em quais etapas qualquer outra pessoa de sua equipe é responsável.
Você não está gastando tempo questionando o processo; em vez disso, todo mundo está apenas seguindo em seu trabalho. Isso vai economizar uma tonelada de tempo e dinheiro a cada mês. Melhor ainda, é muito menos estressante lidar com a rotatividade na sua empresa, porque você terá documentado seus fluxos de trabalho para que eles sejam mais facilmente aprendidos com uma nova adição à sua equipe.
Hora de planejar
Agora você conhece as três áreas de produtividade mais eficazes e mais negligenciadas e exatamente como implementá-las no seu negócio. Tudo o que cabe a você agora é planejar isso!
Reserve um tempo para mudar o planejamento do projeto, o gerenciamento do calendário e os fluxos de trabalho para que eles ofereçam suporte ao seu negócio e à sua produtividade.
