Tire suas dúvidas sobre a ECD

Com menos de duas semanas para a entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD), para aqueles que ainda não enviaram as informações à Receita, é preciso muita atenção e organização para enviar todas as informações necessárias dentro do prazo. Criamos uma lista com as 7 coisas que você precisa saber para cumprir com esta obrigação.

Assinatura da ECD

Toda ECD deve ser assinada, independentemente das outras assinaturas, por um contador/contabilista e por um responsável pela assinatura da ECD. O contador/contabilista deve utilizar um e-PF ou e-CPF para a assinatura da ECD (código de assinante 900).

O responsável pela assinatura da ECD é indicado pelo próprio declarante, utilizando campo específico (com código de assinante igual a 001, exclusivo de PJ) ou. Só pode haver a indicação de um responsável pela assinatura da ECD (com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900, 910 e 920).

A assinatura do responsável pela assinatura da ECD não exime a assinatura da ECD por todos aqueles obrigados à assinatura da contabilidade do declarante por força do Contrato Social, seus aditivos e demais atos pertinentes.

Exemplos:

Uma ECD foi assinada por um contador (código de assinante 900) e por um diretor (código de assinante 203). O diretor foi designado o responsável pela assinatura da ECD.

CORRETO. Deve haver pelo menos duas assinaturas em uma ECD – a do contador e a de um responsável pela assinatura da ECD. A assinatura do contador deve ser e-PF ou e-CPF. O certificado e-PF ou e-CPF do diretor indicado como responsável pela assinatura da ECD deve validar como representante legal ou procurador eletrônico do declarante perante a RFB.

Uma ECD foi assinada por um contador (código de assinante 900) e por um diretor (código de assinante 203). O contador foi designado o responsável pela assinatura da ECD.

INCORRETO. O contador não pode ser designado responsável pela assinatura da ECD. Nesse caso o contador pode assinar novamente utilizando um outro código, conforme o caso específico (como, por exemplo, procurador – 309) e ser considerado o responsável pela assinatura da ECD.

Uma ECD foi assinada por um contador (código de assinante 900) e pelo e-CNPJ do declarante.

CORRETO. Note que a assinatura do e-CNPJ deve ser aquela indicada como responsável pela assinatura da ECD, já que a assinatura do contador não pode ser. Essa é a situação recomendada para a assinatura da ECD: o e-CNPJ do declarante e um ou mais contadores.

Qual o prazo de entrega da ECD?

Para as situações normais, a data-limite de entrega é até o último dia útil do mês de maio do ano subsequente ao ano-calendário a que se refira a escrituração.

Para as situações especiais (cisão, fusão, incorporação ou extinção):

• Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de janeiro a abril, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês de maio do ano da escrituração.
• Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de maio a dezembro, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

Pessoas jurídicas são obrigadas a entregar a ECD?

Deverão apresentar a Escrituração Contábil Digital ECD todas as pessoas jurídicas obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas.

As pessoas jurídicas do segmento de construção civil dispensadas de apresentar a Escrituração Fiscal Digital do ICMS/IPI (EFD ICMS/IPI) ficam obrigadas a apresentar o livro Registro de Inventário na ECD, como um livro auxiliar.

As Sociedades em Conta de Participação (SCP) enquadradas nas hipóteses de obrigatoriedade de apresentação da ECD devem apresentá-la como livros próprios ou livros auxiliares do sócio ostensivo.

A obrigatoriedade a que se refere este artigo não se aplica:

• Às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;
• Aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;
• Às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário, as quais deverão cumprir as obrigações assessórias previstas na legislação específica;
• Às pessoas jurídicas imunes e isentas que auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja inferior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais) no ano-calendário a que se refere a escrituração contábil, ou proporcional ao período; e
• Às pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que não distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superiores ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita.

A exceções de que tratam os incisos I e V do não se aplicam:

• À Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP) que, para incentivar as atividades de inovação e os investimentos produtivos, poderá admitir o aporte de capital, que não integrará o capital social da empresa, e
• Onde os fundos de investimento poderão aportar capital como investidores-anjos em microempresas e empresas de pequeno porte.

Quando a entrega da ECD é facultativa?

O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

Ainda que não obrigados para fins tributários a apresentar a ECD, podem entregá-la de forma facultativa.

No caso das situações especiais das incorporadas e incorporadoras

Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

Contudo, a obrigatoriedade de entrega da ECD, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

Limite de tamanho e período dos livros

Regra geral, a ECD será entregue em apenas um arquivo correspondente a todo o ano-calendário, podendo ser entregue em arquivos com períodos mensais, ou contendo vários meses (ex.: trimestral), desde que o tamanho não ultrapasse 1 GB (gigabyte).

Os períodos de escrituração do livro principal e dos livros auxiliares devem coincidir. Portanto, se a escrituração possui um livro principal e um livro auxiliar e, em virtude do tamanho, o livro principal é fracionado em 12 livros mensais, o livro auxiliar também deverá ser dividido em 12 livros mensais, seguindo os períodos adotados no livro principal.

Existem outros limites:

• Havendo mais de um mês, não pode haver descontinuidade na sequência de meses. Ex: Uma escrituração de janeiro a maio, não pode deixar de informar o mês de fevereiro.
• Todos os meses devem estar contidos no mesmo ano.
• Não deve conter fração de mês (exceto nos casos de início de atividade, cisão parcial ou total, fusão, incorporação ou extinção).
• Apuração Trimestral do IRPJ: Respeitados os limites acima descritos, ainda que a apuração do IRPJ seja trimestral, o livro pode ser anual. A legislação do IRPJ obriga a elaboração e transcrição das demonstrações na data do fato gerador do tributo. Nada impede que, no mesmo livro, existem quatro conjuntos de demonstrações trimestrais e a anual.
• Mudança de contador no meio do período: Respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada contabilista assine o período pelo qual é responsável técnico.
• Mudança de plano de contas da empresa no meio do período: Respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada plano de contas corresponda a um período.

Substituição do Livro Digital transmitido

Todas as ECD de empresas estarão automaticamente autenticadas no momento da transmissão e o recibo de transmissão constituirá o comprovante da autenticação.

As ECD transmitidas até a sua data de publicação, que estejam com status diferentes de “sob exigência” ou “indeferidas”, também serão automaticamente consideradas autenticadas.

Multa por atraso na entrega da ECD

Segundo o art. 11 da Instrução Normativa RFB no 1.774/2017:

A não apresentação da ECD nos prazos fixados no art. 5º, ou a sua apresentação com incorreções ou omissões, acarretará a aplicação das multas previstas no art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 24 de agosto de 2001, sem prejuízo das sanções administrativas, cíveis e criminais cabíveis à pessoa jurídica e aos responsáveis legais e responsáveis técnicos.

Não está sujeita à multa de que trata o caput a pessoa jurídica não obrigada a apresentar ECD nos termos do art. 3º mas:

I – que a apresentar de forma facultativa;

II – obrigada a apresentar a ECD em razão de normas expedidas por outros órgãos e entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização.

De acordo com o art. 57, da Medida Provisória no 2.158-35, de 24 de agosto de 2001, com a nova redação dada pela Lei no 12.766, de 27 de dezembro de 2012, o sujeito passivo que deixar de apresentar, nos prazos fixados, declaração, demonstrativo ou escrituração digital exigidos nos termos do art. 16, da Lei no9.779, de 19 de janeiro de 1999, ou que os apresentar com incorreções ou omissões, será intimado para apresentá-los ou para prestar esclarecimentos pela RFB e sujeitar-se-á às seguintes multas:

I – por apresentação extemporânea:

1. a) R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que estiverem em início de atividade ou que sejam imunes ou isentas ou que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro presumido ou pelo Simples Nacional;
2. b) R$ 1.500,00 (mil e quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às demais pessoas jurídicas;
3. c) R$ 100,00 (cem reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas físicas;

II – por não cumprimento à intimação da Secretaria da Receita Federal do Brasil para cumprir obrigação acessória ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal: R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário;

III – por cumprimento de obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas:

1. a) 3% (três por cento), não inferior a R$ 100,00 (cem reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta);
2. b) 1,5% (um inteiro e cinco décimos por cento), não inferior a R$ 50,00 (cinquenta reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa física ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta.

1oNa hipótese de pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional, os valores e o percentual referidos nos incisos II e III deste artigo serão reduzidos em 70% (setenta por cento).

2oPara fins do disposto no inciso I, em relação às pessoas jurídicas que, na última declaração, tenham utilizado mais de uma forma de apuração do lucro, ou tenham realizado algum evento de reorganização societária, deverá ser aplicada a multa de que trata a alíneab do inciso I do caput.

3oA multa prevista no inciso I docaput será reduzida à metade, quando a obrigação acessória for cumprida antes de qualquer procedimento de ofício.

4oNa hipótese de pessoa jurídica de direito público, serão aplicadas as multas previstas na alíneaa do inciso I, no inciso II e na alínea b do inciso III.

Exemplo:

Se o prazo de entrega termina no dia 30/06 e o livro for entregue no dia 01/07, a multa é de R$ 1.500,00 (empresas tributadas pelo lucro real). O valor é mantido até o último dia do julho. Iniciado o mês de agosto, a multa passa para R$ 3.000,00. E, assim, sucessivamente. Ainda há possibilidade de redução de 50% no valor da multa a ser paga, caso a escrituração digital seja entregue após a data limite e antes de qualquer procedimento de ofício.

O código de receita da multa por atraso na entrega da ECD é 1438. Período de Apuração: mês da entrega em atraso da ECD. Vencimento: Último dia útil do mês seguinte ao da entrega em atraso da ECD.

O que é ECD?

A Escrituração Contábil Digital (ECD), ou o Sped Contábil, é um instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. (Redação dada pelo Decreto no 7.979, de 8 de abril de 2013).

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