Um jeito de otimizar os processos de seu escritório é sem sombra de dúvidas, criar uma rotina que gerencie o tempo no seu escritório contábil. Isso proporcionará mais tempo e recursos para focar em mais clientes.
A correria nos escritórios já é rotina, o importante é saber se organizar e otimizar o tempo para não perder tempo e ficar atolado em trabalhos simples.
A maioria dos escritórios não faz uma avaliação do tempo, muito valioso, na rotina contabilista.
Os diversos compromissos e o grande número de tarefas que devem ser realizadas levam os escritórios contábeis a ter uma rotina corrida e muitas vezes desorganizadas. Por isso, a rotina do contabilista deve ter como principal foto gerenciar o tempo.
Confira algumas dicas e as coloque em prática agora!
Devo criar um planejamento para o meu escritório de contábil?
Planejamento é essencial para a gestão em todos os lugares, principalmente aos escritórios de contabilidade que trabalham com muitos documentos importantíssimos, além de terem prazos burocráticos e qualquer errinho pode ocasionar um problemão.
Ter um planejamento possibilita aos contadores definir estratégias para cumprir suas tarefas, de acordo com o tempo gasto para realizá-las.
Através dessas estratégias os contadores conseguem gerenciar sem tempo, fazendo com que o cotidiano do escritório contábil se torne mais organizado.
Assim, é possível se dedicar às tarefas do dia a dia com mais tranquilidade.
Como organizo minhas tarefas no escritório?
Tempo para descanso é essencial, é claro, mas esse tempo pode se tornar inimigo se não for otimizado.
Enumere as tarefas que necessita cumprir ao longo do dia e divida seu tempo de acordo com a complexidade de cada uma delas.
Com isso, você organiza e faz com que suas pausas sejam programadas.
Atenção! Contadores não se sobrecarreguem. Tente diminuir progressivamente o número de horas extras. É importante estar descansado para que a produtividade seja elevada.
Devo utilizar algum sistema de gestão contábil?
O meio clássico de se fazer as coisas é muito eficiente, desde que o escritório tenha MUITA disciplina, o arquivo precisa ser muito organizado.
Hoje em dia existem ferramentas que otimizam o tempo e ajuda em muito os contadores. Sistemas de Gestão Contábil, automatiza os processos manuais e facilitam na rotina. Com esses softwares, você organiza a rotina com eficiência e simplifica o dia a dia.
Por isso, gerenciar seu tempo é muito importante. Assim como todas as empresas, os escritórios de contabilidade prezam pela organização. Por isso, otimizar o tempo é essencial!
Como organizar meu escritório?
Você contador sabe muito bem a rotina de um escritório de contabilidade, não é?
A quantidade de documentos gerada pelos escritórios exige um método de organização bastante apurado para que não se perca nenhum documento.
Os métodos tradicionais de organização através de arquivos físicos, pastas, caixas e muitas etiquetas, só é indicada se levada a sério. Com critérios bem estabelecidos e comprometimento com um arquivamento de qualidade.
Mas existem também outras ferramentas que podem contribuir na rotina e organizar seu escritório contábil.
Como automatizar os processos manuais do meu escritório contábil?
É comum os profissionais de contabilidade enfrentarem um cenário de excesso de processos manuais, pela característica natural de suas atividades e por desconhecer ferramentas e sistemas disponíveis para sistematizar e agilizar os processos.
Por exemplo, o escritório pode utilizar sistemas de gerenciamento de documentos para envio e recebimento de arquivos, ou utilizar sistemas para gerenciamento das solicitações dos clientes.
Sem dúvida, dedicar um tempo para pesquisar serviços que possam automatizar os processos é um investimento de retorno garantido, pois o tempo e qualidade na execução só melhora com essas soluções.
Utilize uma metodologia de gerenciamento de tarefas. Como?
Existem inúmeras metodologias e sistemas que podem contribuir na organização das tarefas em seu escritório de contabilidade.
Com a utilização de métodos e processos padronizados, é possível organizar as tarefas por equipe, definir o fluxo de trabalho entre as tarefas e colaboradores, saber o que cada colaborador está fazendo e o tempo gasto em cada tarefa, entre vários outros benefícios.
Como evito horas-extras e excesso de tempo de trabalho?
Um dos fatores mais relevantes para a baixa produtividade é o excesso de trabalho e atividades, isso quer dizer que quanto mais se trabalha menor é a produtividade.
Pode parecer confuso, mas não podemos confundir o significado de produtividade, diferente do que se pode pensar, produtividade é gerar mais resultado e melhor qualidade com menos esforço, ou seja, produzir mais em menos tempo.
Outro fator relevante é que o excesso de atividades leva a falta de organização e baixa qualidade nos resultados das tarefas.
Portanto, se sua equipe precisa melhorar a produtividade, talvez o melhor a fazer é equilibrar o tempo e demanda de trabalho da equipe, organizando os processos e prioridades e otimizando o fluxo de trabalho.
E agora, será que seu escritório de contabilidade vai ficar mais organizado? Deixe um comentário e conte pra gente!
