Determinar quanto cobrar pelos serviços contábeis exige mais do que consultar os valores praticados pelos concorrentes ou atualizar uma tabela utilizada há vários anos.
O preço precisa ser suficiente para pagar os custos da estrutura, remunerar o trabalho realizado e proporcionar resultado para o escritório. Ao mesmo tempo, deve ser coerente com o serviço oferecido e com a realidade do mercado.
Sem conhecer esses fatores, existe o risco de manter contratos que geram faturamento, mas pouca ou nenhuma rentabilidade.
Por que copiar o preço da concorrência pode ser um problema?
De acordo com o SEBRAE, a formação do preço precisa considerar custos, margem e competitividade.
No caso da prestação de serviços, conhecer quanto custa disponibilizar o trabalho da equipe é particularmente importante.
Dois escritórios com uma quantidade semelhante de clientes podem possuir estruturas completamente diferentes. Número de colaboradores, salários, softwares utilizados, aluguel, processos internos e nível de atendimento interferem diretamente no custo da operação.
Por isso, o preço praticado por outro escritório pode servir como referência de mercado, mas não necessariamente representa o valor adequado para a realidade do seu negócio.
Quais critérios devem ser considerados nos honorários contábeis?
O Conselho Federal de Contabilidade apresenta orientações relacionadas à definição dos honorários profissionais.
Conforme informações disponibilizadas pelo CFC, a NBC PG 01 — Código de Ética Profissional do Contador — estabelece aspectos que precisam ser considerados na definição dos valores, incluindo relevância, complexidade, custos envolvidos, tempo necessário para execução, características do cliente e local da prestação do serviço, entre outros fatores.
Isso demonstra por que utilizar apenas o faturamento da empresa como referência pode ser insuficiente.
Empresas que faturam valores semelhantes podem gerar volumes de trabalho completamente diferentes para o escritório. Quantidade de documentos, número de funcionários, regime tributário, filiais, movimentações e necessidade de atendimento são exemplos de fatores capazes de alterar significativamente o esforço necessário.
Consequentemente, também podem justificar honorários diferentes.
Como calcular um valor a partir do custo da operação
Uma forma de iniciar essa análise é descobrir quanto custa cada hora produtiva da equipe.
Considere um escritório hipotético para visualizar o processo.
1. Levante os custos mensais
Inclua salários, encargos trabalhistas, aluguel, sistemas, serviços contratados e demais despesas necessárias para manter a estrutura.
Imagine que esse valor totalize R$ 40.000 mensais.
2. Determine quantas horas produtivas existem
Considere uma equipe com cinco profissionais e uma disponibilidade efetivamente produtiva de 160 horas mensais por pessoa.
Nesse exemplo:
5 profissionais × 160 horas = 800 horas produtivas por mês.
3. Descubra o custo de cada hora
Divida os custos mensais pela quantidade de horas produtivas:
R$ 40.000 ÷ 800 = R$ 50 por hora.
Esse valor representa o custo operacional estimado da hora de trabalho antes da inclusão da margem desejada.
4. Acrescente a margem
Suponha, apenas para fins de exemplo, que o escritório tenha definido uma margem desejada de 20%.
Utilizando o cálculo de margem sobre o preço de venda:
R$ 50 ÷ (1 − 0,20) = R$ 62,50 por hora.
5. Estime o esforço necessário para atender cada cliente
Se determinado cliente consome aproximadamente quatro horas mensais entre atividades fiscais, trabalhistas, contábeis e atendimento:
4 × R$ 62,50 = R$ 250 mensais.
Esse cálculo não determina automaticamente qual deve ser o honorário final. Ele cria uma referência baseada no custo da operação.
Depois disso, devem ser considerados outros elementos, como complexidade, responsabilidade envolvida, volume de movimentações e escopo contratado.
Como revisar os honorários do escritório
Uma revisão estruturada pode começar pelo levantamento dos custos e do tempo dedicado à carteira.
Primeiro, descubra o custo real da hora de trabalho. Depois, estime quanto tempo cada cliente consome e quais atividades fazem parte do contrato.
Também é importante separar aquilo que é recorrente de serviços extraordinários. Abertura e alteração de empresas, retificações, parcelamentos, consultorias e planejamentos específicos, por exemplo, podem demandar horas adicionais e precisam ser considerados na política comercial.
Outro ponto importante é criar uma periodicidade para revisar os contratos. Custos aumentam, processos mudam e clientes podem se tornar mais complexos ao longo dos anos. Um honorário adequado no momento da contratação pode deixar de ser suficiente posteriormente.
Alguns erros podem comprometer a rentabilidade
Entre os problemas mais comuns estão utilizar somente o faturamento do cliente para definir o preço, manter contratos antigos sem revisão e incorporar diversos serviços extras à mensalidade sem avaliar o esforço adicional necessário.
Também merece atenção a prática de estabelecer honorários exclusivamente com base nos concorrentes.
Conhecer os preços do mercado é útil, mas essa informação precisa ser analisada em conjunto com os próprios custos e com o posicionamento do escritório.
Outro cuidado importante é não confundir faturamento com rentabilidade. Um cliente pode pagar um honorário aparentemente alto e, ao mesmo tempo, consumir tantas horas da equipe que sua margem se torna pequena.
Preço também depende da percepção de valor
O cliente não necessariamente conhece todas as atividades realizadas nos bastidores do escritório.
Por esse motivo, além de calcular corretamente os honorários, é importante comunicar com clareza o que está incluído no serviço.
Cumprimento das obrigações, acompanhamento de alterações legais, orientação, organização das informações e redução de riscos fazem parte da entrega realizada pelo profissional contábil.
Quando o escopo está bem definido, o cliente consegue compreender melhor o que está contratando e por que determinado valor está sendo cobrado.
Tecnologia como apoio à análise de custos
Para saber se um contrato é realmente rentável, o escritório precisa conhecer sua própria operação.
Quando atividades, horas, clientes e processos são controlados em diferentes planilhas ou dependem de registros manuais, obter essa visão se torna mais difícil.
Os sistemas da e-Contab auxiliam na integração das rotinas do escritório e na organização das informações utilizadas pela equipe, contribuindo para uma gestão mais eficiente.
Com processos e dados mais organizados, o gestor ganha melhores condições para avaliar a carga de trabalho da carteira e tomar decisões sobre custos, produtividade e honorários com base na realidade da operação.
