Hoje em dia não dá para perder muito tempo, então escolher mal um software de gestão pode ser problema. Por isso, criamos este guia para escolher um software de gestão contábil. Antes de se decidir pela compra de um sistema ERP, leve em consideração alguns fatores.
Basicamente, o melhor software para a sua empresa ou escritório contábil será sempre aquele que atende todas as suas necessidades e das pessoas que irão utilizá-lo.
Estão aqui as perguntas essenciais que você deve fazer antes de implementar um software de gestão empresarial ou contábil.
Quais são seus problemas de gestão contábil?
Essa é a pergunta-chave quando você implementa um software de gestão. Como o intuito é melhorar as entregas da sua equipe, não adianta nada se o produto não supre todas as suas necessidades.
O primeiro passo é reconhecer os problemas que você deseja eliminar. Afinal, a chance de escolher o software adequado é muito maior quando você identificou quais são as suas dificuldades.
Em diversos níveis de gestão os problemas mais frequentes são:
- Baixa rentabilidade dos projetos;
- Falta de foco e prioridade do trabalho da equipe;
- Grande volume de tarefas deixadas para a última hora;
- Rejeição da equipe para aceitar novos processos;
- Dificuldade de reter talentos.
Quais são os objetivos ao utilizar software de gestão contábil?
Depois de apontar as dificuldades, ficará mais fácil estabelecer quais são os objetivos que a sua empresa espera alcançar com o software, por exemplo: controlar o fluxo de trabalho, saber quanto custa cada colaborador em um projeto, formar a equipe mais eficiente possível, tornar a gestão mais simples, compilar dados confiáveis ou eliminar ruídos e desperdícios.
Você pode criar níveis de usuários no sistema de contabilidade?
Isso é fundamental se você planeja usar o seu sistema de gerenciamento de projetos com fornecedores externos, clientes ou pessoas de departamentos diferentes, ou até outros contadores.
Neste caso, você exigirá permissões em multinível, o que significa que você poderá atribuir a diferentes membros da equipe diferentes papéis, tais como: administrador, gestor, líder de equipe, usuário colaborador, contador ou assistente.
O sistema ERP permite identificar como os recursos são gastos na empresa?
Um dos principais fatores que levam uma empresa ou um escritório de contabilidade a buscar um software de gestão é a falta de organização e clareza de como os recursos estão sendo gastos em um projeto, ou o número excessivo de planilhas e documentos, já que no final é necessário prestar contas ao cliente e à diretoria.
Uma boa ferramenta deve oferecer funcionalidades que permitem entender e controlar esses gastos e recursos.
O software de gestão contábil oferece um bom atendimento ou suporte?
Alguns sistemas prestam um atendimento ao cliente mais rápido que outros. Você precisa de um suporte ágil? Então, aproveite e teste o suporte que você irá contratar.
Peça ajuda e veja quanto tempo levará para receber um retorno – e se este retorno foi satisfatório.
Você tem direito a um período de teste para usar o sistema de gestão?
Por último, mesmo que o software que você optou atenda a todos os seus pré-requisitos, é fundamental que você teste por um período mínimo sem compromisso antes de contratá-lo.
Como você já conhece todas as dicas para contratar um sistema de gestão, conheça a que oferece as melhores soluções para a gestão de tarefas, projetos e pessoas.
Depois de seguir todos esses passos desse guia, você pode conferir algumas dicas para abrir de vez seu escritório de contabilidade ou ainda, caso já possua o seu negócio, avaliar essas dicas seguintes.
Quem sabe elas podem ser úteis para você gerenciar de vez todos os processos do seu escritório.
Como abrir meu escritório de contabilidade?
Quando um contador decide abrir um escritório de contabilidade, ele precisa cumprir alguns requisitos que ajudam no desenvolvimento do empreendimento.
Além de prestar serviços para as empresas em geral, ele precisa conseguir ter lucratividade para que o seu negócio prospere, gere rendimentos e se mantenha por muitos anos no mercado.
Veja como abrir seu escritório de contabilidade!
Qual planejamento meu escritório precisa ter?
Para qualquer tipo de empreendimento, planejar é fundamental. É importante que você tenha um plano de negócios para o seu escritório de contabilidade, que nada mais é que a definição dos objetivos do negócio.
Muitos escritórios se integram com outros segmentos prestando serviços em áreas diversas, como advocacia, consultoria etc. É preciso analisar o mercado. Estude a concorrência e reflita com carinho em cada passo antes de montar seu escritório.
É fundamental conhecer todas as exigências burocráticas e providenciar toda a documentação necessária para regularizar a abertura do seu escritório de contabilidade em todos os órgãos.
A contabilidade precisa cumprir uma série de obrigações acessórias (SPED Contábil, SPED Fiscal, eSocial, DIRF, GFIP, CAGED, RAIS e outros) que, caso não sejam entregues dentro do prazo, vão gerar multas pecuniárias para os clientes — e isso acaba com a reputação sobre a qualidade do serviço prestado por um escritório.
Meu escritório precisa ter uma localização específica?
É importante que o escritório esteja bem localizado, perto dos principais centros comerciais da sua cidade, para estar próximo aos clientes e potenciais clientes.
Outro fator importante é que você vai precisar se deslocar para ir aos órgãos como Receita Federal, Secretaria da Fazenda, Secretaria de Finanças, Junta Comercial e outros.
E a estrutura do meu escritório?
Leve em consideração o tamanho da equipe de trabalho para pensar na infraestrutura de que você vai precisar. Uma sala para reuniões, espaço para arquivo, uma recepção e a sala para realização dos serviços nas áreas contábil, fiscal e trabalhista, por exemplo, é mais ou menos o básico.
Preocupe-se com a estrutura de equipamentos para a boa execução dos serviços contábeis: cadeiras, mesas, armários, computadores, impressoras multifuncionais, estantes, telefones, meios de backup, sistema de gestão contábil etc.
Preciso contratar colaboradores para o meu escritório contábil?
Muitos contadores trabalham sozinhos quando começam a empreender. No entanto, à medida que o número de clientes cresce, você vai precisar de mais gente ao seu lado para que o serviço mantenha a qualidade e satisfaça os clientes.
Alguns profissionais podem auxiliar na execução dos serviços contábeis do seu escritório:
- Secretária;
- Contador (inicialmente o empreendedor realiza essa função);
- Assistente contábil;
- Assistente de Setor Fiscal;
- Profissional de Recursos Humanos;
- Assistente de Setor Pessoal;
- Auxiliar de Serviços Gerais;
- Auxiliar de Serviços Externos (office boy).
Como divulgar meu escritório de contabilidade?
A divulgação do empreendimento precisa entrar no seu planejamento. Encontre maneiras de divulgar sua empresa sem ferir o código de ética contábil. Você pode investir na criação de um site, anúncio em revistas empresariais etc.
Tudo isso depende do valor que você tem para investir no seu marketing.
Além disso, você pode apresentar um portfólio a sua rede de contatos e mostrar, de maneira ética os seus serviços e os resultados que você pode oferecer aos clientes.
Que tipo de atendimento devo realizar no meu escritório?
Apresente aos clientes toda a rotina de apresentação da documentação nas diversas áreas, de forma que seu escritório trabalhe com tempo suficiente para executar as atividades com qualificação e sem erros.
A organização do processo de produção dos serviços contábeis pode definir o sucesso ou o fracasso de um escritório de contabilidade.
Um atendimento de qualidade é o que vai te destacar no mercado e permitir, até mesmo, trabalhar com uma cobrança diferenciada de honorários.
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