Você quer abrir um escritório de contabilidade e não sabe por onde começar? Veja as dicas que separamos para você começar com o pé direito.
A contabilidade hoje, possui métodos e sistemas diferentes dos utilizados antigamente, tendo como função contabilizar tudo que determinadas pessoas e empresas possuem em seus nomes, principalmente quando se fala de empreendimentos.
O contador pode ser o responsável por criar uma gestão do fluxo de capital de uma empresa, pode fazer um planejamento financeiro para clientes, auditoria em contas, entre outras atividades.
Veja o que é preciso para abrir seu escritório de contabilidade:
Qual o investimento para abrir um escritório de contabilidade?
O investimento irá variar de acordo com a expectativa e intenção do empreendedor, já que dependerá da estrutura que se deseje aplicar na implementação do escritório de contabilidade.
O ideal é que seja uma sala comercial que possibilite a instalação de divisórias ou paredes em gesso acantonado ou ainda uma casa residencial que poderá ser adaptada. A reforma deverá girar em torno de R$ 3.000,00 a R$ 8.000,00.
Nesse custo de reforma já estão previstas as instalações elétricas, rede de computadores, hidráulicas e área administrativa.
Qual estrutura precisa ter meu escritório de contabilidade?
O tamanho da estrutura física de um escritório de contabilidade irá depender essencialmente da perspectiva profissional do contabilista. No entanto, entende-se que o ideal para o início é contar com espaço físico mínimo de 30 m², considerando a premissa de que, no início, praticamente todas as atividades profissionais sejam desempenhadas pelo próprio contabilista.
Quais exigências leias meu escritório de contabilidade precisa atender?
O empreendedor deverá cumprir algumas exigências iniciais e somente poderá se estabelecer depois de cumpridas. São elas:
Registro da empresa nos seguintes órgãos:
– Junta Comercial;
– Secretaria da Receita Federal (CNPJ);
– Secretaria Estadual de Fazenda;
– Prefeitura do Município para obter o alvará de funcionamento;
– Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (empresa ficará obrigada a recolher por ocasião da constituição e até o dia 31 de janeiro de cada ano, a Contribuição Sindical Patronal);
– Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”;
– Corpo de Bombeiros Militar;
– Registro do escritório de contabilidade junto ao Conselho Regional de Contabilidade.
Visita a prefeitura da cidade onde pretende montar o seu escritório de contabilidade para fazer a consulta de local e emissão das certidões de Uso do Solo e Número Oficial.
Dicas de negócios!
O candidato a empresário no segmento de escritório de contabilidade deve entrar neste negócio consciente de que terá que estar presente tempo integral, principalmente no início das atividades do novo empreendimento, tanto na parte comercial, quanto operacional e na gestão financeira do negócio.
O relacionamento da sua empresa com seus clientes está bem? Muitos empresários focam seus esforços em portfólio de usuários de negócio e acabam esquecendo que é mais barato fidelizar um cliente do que conseguir um novo.
Independentemente do segmento ou do porte do seu negócio, os clientes sempre serão as peças chaves para aumentar o faturamento.
A maioria dos escritórios contábeis mantém o foco puramente no operacional, o que prejudica na capacidade de perpetuar relacionamentos duradouros com clientes.
Um bom relacionamento entre empresas e clientes funcionam como um núcleo de atração para novos consumidores, além de transmitir uma boa imagem do escritório e dos serviços prestados.
Qual atendimento dar ao meu escritório de contabilidade?
Invista em atendimento diferenciado! Todo o resto da rotina de serviços pode ser igualmente realizada pela concorrência. Ter e manter um bom relacionamento é o primeiro passo.
Quando o cliente tem suas necessidades atendidas, o escritório contábil torna-se mais produtivo e eficiente. É preciso encarar essa postura como algo que será revertido em bons resultados.
Quando o relacionamento é estabelecido com o cliente é possível otimizar o tempo de serviços, além de ter custos reduzidos, uma vez que as informações estão bem definidas.
Devo estabelecer prazos para meu escritório contábil?
Notas, recibos, contas a pagar e a receber, aumento de ativos e passivos, entre tantos outros correspondem às obrigações para com escritórios contábeis e empresas que entregam essas informações.
Cumprir prazos evidencia compromisso com seu negócio e cliente.
Mas e se a culpa não é sua? As vezes muitos clientes esquecem ou atrasam documentos, talvez seja o momento de aprimorar seus serviços.
Elabore calendários de prazos, indique programas de gestão contábil para a organização, de dicas de planejamento, ofereça atendimento diferenciado para ambas as partes saiam ganhando depois.
Como organizar a rotina do meu novo escritório de contabilidade?
Organize a rotina administrativa do seu escritório contábil para fidelizar clientes. Organização é tudo.
Imagine que seu escritório esqueceu ou atrasou uma informação ao Fisco e seu melhor cliente saiu prejudicado. Atitudes assim acabam com a credibilidade do seu escritório.
O sucesso de um bom relacionamento com clientes está diretamente ligado à qualidade dos serviços prestados e a organização da rotina administrativa.
Preciso de um sistema de gestão contábil?
Hoje em dia não dá para perder muito tempo, então escolher mal um software de gestão pode ser problema. Por isso, antes de se decidir por um, leve em consideração alguns fatores.
Basicamente, o melhor software para a sua empresa ou escritório contábil será sempre aquele que atende todas as suas necessidades e das pessoas que irão utilizá-lo.
Estão aqui as perguntas essenciais que você deve fazer antes de implementar um software de gestão empresarial ou contábil.
Quais são seus problemas de gestão?
Essa é a pergunta-chave quando você implementa um software de gestão. Como o intuito é melhorar as entregas da sua equipe, não adianta nada se o produto não supre todas as suas necessidades.
O primeiro passo é reconhecer os problemas que você deseja eliminar. Afinal, a chance de escolher o software adequado é muito maior quando você identificou quais são as suas dificuldades.
- Em diversos níveis de gestão os problemas mais frequentes são:
- Baixa rentabilidade dos projetos;
- Falta de foco e prioridade do trabalho da equipe;
- Grande volume de tarefas deixadas para a última hora;
- Rejeição da equipe para aceitar novos processos;
- Dificuldade de reter talentos.
Quais são os objetivos ao utilizar o produto?
Depois de apontar as dificuldades, ficará mais fácil estabelecer quais são os objetivos que a sua empresa espera alcançar com o software, por exemplo: controlar o fluxo de trabalho, saber quanto custa cada colaborador em um projeto, formar a equipe mais eficiente possível, tornar a gestão mais simples, compilar dados confiáveis ou eliminar ruídos e desperdícios.
Você pode criar níveis de usuários?
Isso é fundamental se você planeja usar o seu sistema de gerenciamento de projetos com fornecedores externos, clientes ou pessoas de departamentos diferentes, ou até outros contadores.
Neste caso, você exigirá permissões em multinível, o que significa que você poderá atribuir a diferentes membros da equipe diferentes papéis, tais como: administrador, gestor, líder de equipe, usuário colaborador, contador ou assistente.
Permite identificar como os recursos são gastos?
Um dos principais fatores que levam uma empresa ou um escritório de contabilidade a buscar um software de gestão é a falta de organização e clareza de como os recursos estão sendo gastos em um projeto.
E também o número excessivo de planilhas e documentos, já que no final é necessário prestar contas ao cliente e à diretoria.
Uma boa ferramenta deve oferecer funcionalidades que permitem entender e controlar esses gastos e recursos.
Oferece um bom atendimento/suporte?
Alguns sistemas prestam um atendimento ao cliente mais rápido que outros. Você precisa de um suporte ágil?
Então, aproveite e teste o suporte que você irá contratar. Peça ajuda e veja quanto tempo levará para receber um retorno – e se este retorno foi satisfatório.
Você tem direito a um período de teste?
Por último, mesmo que o software que você optou atenda a todos os seus pré-requisitos, é fundamental que você teste por um período mínimo sem compromisso antes de contratá-lo.
Como você já conhece todas as dicas para contratar um sistema de gestão, conheça a e-Contab que oferece as melhores soluções para a gestão de tarefas, projetos e pessoas.
